Beste Gratis Projectmanagement Software 2026

De meest voorkomende vraag die ik krijg van MKB-ondernemers die net een team opbouwen: “Lars, moeten we meteen betalen voor projectmanagement software, of is er een goede gratis optie?”

Het eerlijke antwoord: voor veel teams is een gratis plan meer dan genoeg. De gratis plannen van ClickUp, Asana en Jira zijn de afgelopen jaren zo uitgebreid dat kleine en middelgrote teams er jaren mee vooruit kunnen.

Maar elk gratis plan heeft harde grenzen. En die grenzen zijn soms slim verstopt. In dit artikel leg ik alle gratis opties eerlijk naast elkaar — inclusief de limieten die de tools niet uitlichten in hun marketingmateriaal.

Snel overzicht: alle gratis plannen in één tabel

*Planner vereist Microsoft 365-licentie per gebruiker voor volledige functionaliteit.

1. ClickUp Free Forever — de meest complete gratis tool

ClickUp’s gratis plan heet niet voor niets “Free Forever”. Het is het meest uitgebreide gratis aanbod in zijn klasse en de reden dat honderdduizenden teams het gebruiken zonder ooit te betalen.

Wat krijg je gratis?

Gebruikers en structuur:

• Onbeperkt gebruikers — geen limiet op teamleden
• Onbeperkte Spaces, Mappen en Lijsten
• Onbeperkte taken en subtaken

Views:

• Lijst-, bord-, kalender- en activiteitenweergave
• 1 Gantt-chart (beperkt maar bruikbaar)
• 1 tijdlijnweergave
• Mind map-weergave

Automatiseringen:

• 100 uitvoeringscommando’s per maand — voldoende voor kleine teams

Tijdregistratie:

• Ingebouwde tijdregistratie (simpele stopwatch) — uniek voor een gratis plan
• Geen factureerbare uren (dat is Business)

Documenten:

• ClickUp Docs (ingebouwde tekstverwerker) — gratis

Integraties:

• Beperkte integraties (Slack, GitHub, e-mail)

De harde limieten van ClickUp Free

• 100 MB opslagruimte — de #1 reden waarom teams upgraden. Eén PDF-document van 10 MB + afbeeldingen en je bent er snel doorheen.
• 100 automatiseringen per maand — bij een actief team van 5+ haal je dit snel
• Beperkte rapportages — geen exportfunctie, geen uitgebreide teamrapporten
• Begrensd dashboardgebruik — aanpasbare dashboards beschikbaar maar met beperkingen
• Geen uitgebreide machtigingen — iedereen ziet alles

Voor wie is ClickUp Free ideaal?

• Freelancers en ZZP’ers die taken en projecten bijhouden
• Kleine teams (2-8 personen) die eenvoudige workflows hebben
• Teams die simpele tijdregistratie willen zonder extra kosten
• Startups in vroege fase die nog niet zeker zijn van hun workflow

Mijn oordeel: ClickUp Free is de beste gratis projectmanagement tool als je meer dan 2 features tegelijk zoekt. Het enige echte bezwaar is de 100 MB opslag — als je bestanden uploadt, ga dan al vroeg na of je die ruimte nodig hebt.

ClickUp gratis proberen →

2. Asana Personal — het overzichtelijkst gratis plan

Asana’s gratis plan heet “Personal” en is permanent gratis voor maximaal 10 gebruikers. Het is het meest overzichtelijke gratis plan — minder functies dan ClickUp, maar beter georganiseerd.

Wat krijg je gratis?

Gebruikers en projecten:

• Maximaal 10 gebruikers (absoluut maximum)
• Onbeperkte taken en projecten
• Onbeperkte opslag (bestandsgrootte beperkt)

Views:

• Lijst-, bord- en kalenderweergave
• Geen tijdlijn/Gantt (pas in Starter)

Automatiseringen:

• Basisautomatiseringen beschikbaar
• Minder uitgebreid dan Starter

Integraties:

• 300+ integraties, ook op gratis plan (Slack, Gmail, Teams, etc.)
• Zapier-integratie beschikbaar

Samenwerking:

• Projectstatus-updates
• Commentaar op taken
• @mentions

De limieten van Asana Personal

• Geen Gantt/tijdlijn — die zit pas in Starter ($10,99/gebruiker/maand)
• Geen portfoliobeheer
• Geen gedetailleerde rapportages
• Geen taken exporteren naar CSV
• Maximum 10 gebruikers — als gebruiker 11 komt, moet iedereen upgraden

Wanneer is Asana Personal genoeg?

Asana Personal werkt uitstekend voor:

• Teams van 2-10 mensen die projecten willen bijhouden zonder complexiteit
• Projectteams die eerder een Excel-sheet gebruikten
• Teams die geen tijdlijn of Gantt nodig hebben
• Organisaties die waarde hechten aan een nette, opgeruimde interface

Vergelijking met ClickUp Free: Asana Personal is overzichtelijker, maar ClickUp Free biedt meer functies (tijdregistratie, Gantt). Voor teams die simpliciteit boven volledigheid stellen, wint Asana.

Asana gratis proberen →

3. Trello Free — het eenvoudigste gratis Kanban-bord

Trello is het meest intuïtieve gratis projectmanagement-tool. Als iemand nog nooit met projectmanagementsoftware heeft gewerkt, is Trello de tool waarmee je ze in 10 minuten aan het werk hebt.

Wat krijg je gratis?

Borden en taken:

• Maximaal 10 borden per workspace
• Onbeperkte kaarten (taken)
• Onbeperkte lijsten

Power-Ups:

• Onbeperkte Power-Ups (dit is in 2023 gewijzigd — vroeger 1 gratis)
• Integraties met Slack, GitHub, Google Drive, Salesforce en meer

Automatiseringen (Butler):

• 250 uitvoeringscommando’s per maand

Bijlagen:

• Maximaal 10 MB per bijlage

Views:

• Alleen Kanban-bordweergave op gratis plan
• Geen kalender, tijdlijn of tabel (die zitten in Premium)

De limieten van Trello Free

• 10 borden per workspace — bij een team van 5+ mensen met meerdere projecten snel vol
• Geen tijdlijn/kalenderweergave — alleen Kanban-bord
• 10 MB per bijlage — te klein voor design-bestanden of grote documenten
• 250 automatiseringen per maand — beperkt voor intensief gebruik

Wanneer is Trello Free genoeg?

Trello Free werkt het best voor:

• Teams die puur Kanban willen: to do → in progress → done
• Persoonlijk gebruik en hobby-projecten
• Kleine teams met minder dan 10 actieve projecten tegelijk
• Teams die eenvoud boven functievolheid stellen

Trello Free is niet geschikt voor:

• Teams die tijdlijn/Gantt nodig hebben
• Projecten met meerdere afhankelijkheden
• Grote teams met meer dan 10 gelijktijdige projecten

Lees meer in mijn uitgebreide Trello prijzen 2026 overzicht. Bekijk ook de Asana review 2026 voor een eerlijke beoordeling van de tool naast de prijzen.

4. Jira Free — de beste gratis optie voor softwareteams

Jira’s gratis plan is uitstekend voor softwareteams die agile werken. Tot 10 gebruikers werk je volledig gratis met echte Scrum-functionaliteit.

Wat krijg je gratis?

Projecten en taken:

• Onbeperkte projecten
• Onbeperkte issues (taken, bugs, stories, epics)
• Scrum-borden met sprint-planning
• Kanban-borden
• Backlog management

Agile-functies:

• Sprint-planning en -review
• Burndown-charts
• Velocity-rapporten
• Epics en stories structureren

Opslag:

• 2 GB — ruim genoeg voor de meeste teams

Support:

• Community-support (geen e-mail of telefoon)

De limieten van Jira Free

• 10 gebruikers maximum — strikt; bij gebruiker 11 is upgraden verplicht
• Geen auditlogs
• Geen uitgebreid gebruikersbeheer
• Geen projectarchivering
• Community-support — geen directe ondersteuning van Atlassian

Wanneer is Jira Free genoeg?

Jira Free is perfect voor:

• Kleine software- of IT-teams (tot 10 personen)
• Startups in vroege ontwikkelfase
• Open-source projecten
• Teams die Scrum of Kanban methodologie gebruiken

Jira Free is niet geschikt voor:

• Niet-technische teams zonder agile kennis
• Teams groter dan 10 personen
• Teams die tijdregistratie of roostering nodig hebben
• Teams die Confluence nodig hebben (apart product)

Lees mijn uitgebreide Jira prijzen 2026 artikel voor een volledig overzicht. Werk je ook met Confluence? Lees dan hoe Jira en Confluence samen geprijsd zijn.

5. Notion Free — voor wie taken en documentatie combineert

Notion is geen dedicated projectmanagement-tool, maar een all-in-one workspace. Het gratis plan is royaal, maar mist de projectmanagement-diepte van ClickUp of Asana.

Wat krijg je gratis?

Workspace:

• Onbeperkte pagina’s en blokken
• Onbeperkte persoonlijke gebruik
• Tot 10 gasten (externe medewerkers, lees-/schrijfrecht)

Databases:

• Database-views: tabel, bord (Kanban), lijst, kalender, gallery, tijdlijn
• Filters en sorteren op eigenschappen

AI:

• Notion AI als betaalde add-on ($8/gebruiker/maand)

Opslag:

• 5 MB per upload — beperkt voor grote bestanden

De limieten van Notion Free

• 5 MB per upload — foto’s en design-bestanden zijn snel te groot
• Beperkte gastrechten — gasten kunnen niet alles zien
• Geen native automatiseringen — je kunt geen automatische workflows instellen
• Geen tijdregistratie
• Geen agile sprints of burndown-charts
• Beperkte integraties op gratis plan

Wanneer is Notion Free geschikt als projectmanagement-tool?

Notion werkt als projectmanagement-oplossing als je:

• Documentatie en taken in dezelfde tool wil combineren
• Een klein team hebt met eenvoudige projecten
• Geen automatiseringen, tijdregistratie of uitgebreide planning nodig hebt
• Een wiki/kennisbank wil combineren met eenvoudig taakbeheer

Wanneer niet: Als je serieuze projectplanning, automatiseringen of tijdregistratie nodig hebt, is Notion niet de juiste keuze. Gebruik dan ClickUp of Asana.

6. Monday.com Free — te beperkt voor de meeste teams

Monday.com heeft een gratis plan, maar ik adviseer het zelden. De reden: maximum 2 gebruikers. Dat is te beperkt voor vrijwel elk team.

Wat krijg je gratis?

• Maximaal 2 gebruikers
• 3 borden
• 200 items (taken/rijen)
• Kanban-, lijst- en kalenderweergave
• 500 MB opslag

De limieten van Monday.com Free

• 2 gebruikers — zodra je een derde teamlid toevoegt, moet je betalen
• Betaalde plannen hebben een minimum van 3 seats — je betaalt altijd minimaal voor 3 gebruikers
• Geen automatiseringen op gratis plan
• Geen tijdlijn

Wanneer is Monday.com Free zinvol?

Alleen voor duo-teams of voor het uitproberen van de interface. Voor serieus teamgebruik is het gratis plan bijna meteen uitgeput.

Lees mijn Monday.com prijzen artikel voor een volledig overzicht van betaalde plannen. Of bekijk de Monday.com review 2026 voor een eerlijk oordeel over de tool zelf.

7. Microsoft Planner — gratis voor Microsoft 365-gebruikers

Microsoft Planner is de meest onderschatte gratis projectmanagement-tool op de markt. Als je al Microsoft 365 betaalt, heb je Planner gewoon erbij — zonder extra kosten.

Wat krijg je met Planner?

Planner Basic (gratis bij Microsoft 365):

• Kanban-borden (plans genaamd)
• Taken met deadlines, prioriteiten en labels
• Checklist binnen taken
• Koppeling aan Microsoft Teams
• Integratie met Outlook-agenda
• Eenvoudige grafiekreportages

Microsoft Planner Premium (betaald, onderdeel van Microsoft 365 Business):

• Tijdlijn/Gantt
• Sprintplanning
• Doeldoelenbeheer (Goals)
• Uitgebreide rapportages
• Koppelingen met Project voor het web

De limieten van Microsoft Planner Basic

• Geen tijdlijn/Gantt (pas in Premium)
• Geen automatiseringen
• Beperkte rapportages
• Minder flexibel dan ClickUp of Asana
• Werkt het best alleen in het Microsoft-ecosysteem

Wanneer is Planner de beste keuze?

Planner is ideaal als:

• Je team al volledig in Microsoft 365 werkt
• Je Planner integreren wil met Teams en Outlook
• Je een eenvoudig Kanban-bord wil zonder extra abonnement
• Je team niet bereid is een nieuwe tool te leren

Wanneer niet: Als je uitgebreide projectplanning, Gantt-charts of automatiseringen nodig hebt, biedt ClickUp Free of Asana Personal meer voor hetzelfde geld (gratis).

Vergelijkingstabel: gratis plannen in detail

Functies

Limieten

Eerlijke beoordeling: limieten die pijn doen

Elke tool verstopt ergens een limiet die pas pijn doet als je er tegenaan loopt. Dit zijn de meest voorkomende teleurstellingen:

ClickUp Free

100 MB opslag is de eerste pijngrens. Eén presentatie van 20 MB, drie screengrabs van 5 MB en twee PDF’s van 15 MB — en je bent er doorheen. Zodra je bestanden structureel in ClickUp opslaat, upgrade je.

Asana Personal

Geen Gantt-view. Dit valt teams pas op als ze een tijdlijn willen maken voor een klantpresentatie of planning. Tijdlijn/Gantt is het meest gevraagde upgrade-argument bij Asana-gebruikers.

Trello Free

10 borden per workspace. Voor een bureau met 8 actieve klanten plus een intern board (HR, marketing, planning) zit je daar meteen overheen. Op dat moment is $5/gebruiker/maand voor Standard eerlijk geprijsd.

Jira Free

10 gebruikers. Strikt. Bij user 11 moet je overstappen naar Standard ($8,15/gebruiker/maand). Geen tussenoptie, geen uitzonderingen.

Monday.com Free

2 gebruikers. Zeg maar niets, dit is bijna geen gratis plan. Het is een extended trial.

Notion Free

5 MB per upload. Voor tekstzware teams prima, maar zodra je afbeeldingen, mockups of presentaties deelt, stuit je hier snel op.

Microsoft Planner

Geen automatiseringen en geen Gantt. Planner Basic is heel eenvoudig — handig als aanvulling op Teams, maar niet als standalone projectmanagement-oplossing voor teams met complexe projecten.

Wanneer upgraden naar een betaald plan?

Hier zijn de meest voorkomende signalen dat je toe bent aan een upgrade:

Upgrade van ClickUp Free naar Unlimited ($7/gebruiker/maand):

• Je opslag van 100 MB raakt vol
• Je team gebruikt meer dan 100 automatiseringen per maand
• Je wil rapportages exporteren
• Je team heeft onbeperkte Gantt-views nodig

Upgrade van Asana Personal naar Starter ($10,99/gebruiker/maand):

• Je team groeit voorbij 10 personen
• Je wil tijdlijn/Gantt-view gebruiken
• Je wil onbeperkte automatiseringen
• Je wil taken exporteren naar CSV

Upgrade van Trello Free naar Standard ($5/gebruiker/maand):

• Je bereikt de limiet van 10 borden
• Je hebt meer dan 250 automatiseringen per maand nodig
• Je wil bijlagen groter dan 10 MB uploaden
• Je wil uitgebreide checklists

Upgrade van Jira Free naar Standard ($8,15/gebruiker/maand):

• Je team groeit voorbij 10 personen
• Je wil auditlogs of uitgebreid gebruikersbeheer
• Je wil projectarchivering

Upgrade van Notion Free naar Plus ($10/gebruiker/maand):

• Je wil grotere bestanden uploaden (2 GB in Plus)
• Je wil onbeperkte gasten
• Je wil synchronisatie met externe databases

Mijn top 3 aanbevelingen

#1 Best voor de meeste teams: ClickUp Free Forever

Onbeperkte gebruikers, tijdregistratie ingebouwd, Gantt beschikbaar, documenten, ingebouwde chat. Het completest gratis aanbod. Enige nadeel: 100 MB opslag en steile leercurve. Lees de ClickUp review 2026 voor een volledig beeld van de tool. En als je wil upgraden: zie ClickUp prijzen 2026.

#2 Best voor eenvoud en overzicht: Asana Personal

Tot 10 personen volledig gratis met de overzichtelijkste interface. Geen Gantt, maar voor eenvoudige projecten meer dan genoeg. Ideaal voor teams die van simpliciteit houden. Lees de Asana review 2026 voor meer details. En als je wil upgraden: zie Asana prijzen 2026.

#3 Best voor softwareteams: Jira Free

Volwaardige agile-functionaliteit gratis voor tot 10 developers. Scrum-borden, burndown-charts, sprints — alles zit erin. Buiten de softwarewereld is het minder geschikt. Als je wil upgraden: zie Jira prijzen 2026.

Bonustip: Microsoft Planner als je al Microsoft 365 betaalt. Kosten nul. Werkt perfect als aanvulling op Teams. Niet de krachtigste tool, maar gratis bijgeleverd. Wil je weten welke betaalde tools de beste waarde bieden? Bekijk de grote Asana vs ClickUp vs Monday.com 2026 vergelijking en de Monday.com review 2026.

Gratis tools praktisch getest: mijn ervaringen

Ik heb alle zeven gratis plannen persoonlijk getest gedurende minimaal twee weken bij klanttrajecten. Hier zijn mijn eerlijke ervaringen.

ClickUp Free: de verrassing

Ik verwachtte niet dat het gratis plan zo functioneel zou zijn. De tijdregistratie-stopwatch werkt soepel. De ingebouwde chat verraste me — dat zit in het gratis plan van ClickUp maar niet bij Asana of Monday. Het enige frustratiepunt: zodra ik een map vol screenshots uploadde voor een projectreview, was de 100 MB al bijna op. Dat is écht de grens.

Asana Personal: de beste eerste stap

Voor teams die nog nooit projectmanagementsoftware hebben gebruikt, is Asana Personal de beste instap. De interface is zo overzichtelijk dat zelfs collega’s die gewend zijn aan Excel er in vijf minuten mee aan de slag gaan. De enige echte beperking die ik regelmatig tegenkwam: het gemis van tijdlijn/Gantt. Zodra een klant wilde zien “hoe het project er in de tijd uitziet”, moest ik uitleggen dat dat niet gratis beschikbaar was.

Trello Free: nostalgie en simpliciteit

Trello Free is het beste voor teams die nog niet zeker zijn of ze projectmanagementsoftware nodig hebben. De drempel is zo laag dat niemand zegt “ik begrijp het niet”. De 10-borden-limiet trof me sneller dan verwacht bij een klant met 8 actieve projecten + een intern team-bord + een brainstorm-bord.

Jira Free: professioneel maar technisch

Voor een softwareteam van 7 developers was Jira Free volledig voldoende. Sprints, backlog, burndown-charts — alles werkt. Maar ik adviseer het nooit aan niet-technische teams. De terminologie (epics, stories, sprints) en de interface zijn te intimidatiserend voor teams zonder agile achtergrond.

Notion Free: documentatie-koning, projectmanagement-plaatsvervanger

Notion is fantastisch als ik projectdocumentatie en taken wil combineren. Maar als ik serieuze projectplanning nodig heb — meerdere mensen, afhankelijkheden, tijdlijnen — schiet Notion Free tekort. Het is meer een wiki met Kanban-mogelijkheid dan een volwaardige projectmanagement-tool.

Monday.com Free: nauwelijks zinvol voor teams

Ik heb het geprobeerd voor een duo (twee personen), en dan werkt het prima. Maar zodra een derde teamlid erbij komt, is het betaalplan verplicht — met een minimum van 3 seats. Voor een duo is Monday.com Free een eerlijke proefomgeving; voor echte teams is het te beperkt.

Microsoft Planner: onderschat goud voor Microsoft-teams

Voor een klant die volledig in Microsoft 365 werkte, was Planner een openbaring. Taken aanmaken vanuit Teams, koppeling met Outlook-agenda, alles binnen het vertrouwde Microsoft-ecosysteem. Niet de krachtigste tool, maar voor licht projectbeheer ideaal en kost niets extra.

Gratis projectmanagement software voor specifieke doeleinden

Voor remote teams

Aanbeveling: ClickUp Free Remote teams hebben behoefte aan asynchrone communicatie. ClickUp Free heeft ingebouwde chat, videoclips (ClickUp Clips) en @mentions — allemaal gratis. Asana Personal mist ingebouwde chat.

Voor klantprojecten (bureaus, freelancers)

Aanbeveling: ClickUp Free + gasten ClickUp Free laat je gasten (klanten) toevoegen aan specifieke projecten. Ze kunnen taken bekijken, commentaar toevoegen en bestanden uploaden — gratis. Ideaal voor freelancers die klanten inzicht willen geven zonder een seat te laten betalen.

Voor onderwijsinstellingen en studenten

Aanbeveling: Notion Free of Trello Free Beide zijn intuïtief, visueel aantrekkelijk en voldoende voor studieprojecten en groepsopdrachten. Notion werkt ook goed voor studiemateriaal en notities naast de projectplanning.

Voor non-profits en vrijwilligersorganisaties

Aanbeveling: Asana Personal of ClickUp Free Asana biedt een non-profitkorting op betaalde plannen (tot 50%). Maar voor kleine organisaties is Personal gratis al voldoende. ClickUp biedt ook non-profittarieven aan.

Voor agile ontwikkelteams (tot 10 personen)

Aanbeveling: Jira Free Geen andere gratis tool biedt dezelfde agile diepgang: sprints, backlog, burndown-charts, velocity-rapporten. Voor softwareteams is dit de duidelijke winnaar. Lees meer in mijn uitgebreide Jira prijzen 2026 artikel.

Overstappen van gratis naar betaald: wat kost het echt?

Wanneer je overstapt van gratis naar betaald, zijn hier de echte maandelijkse kosten voor een team van 10 personen:

Trello Standard en ClickUp Unlimited zijn de goedkoopste upgrades. Monday.com de duurste (ook door het minimum-seats-beleid).

Alternatieven die ook het vermelden waard zijn

Basecamp (persoonlijk plan)

Basecamp heeft een permanent persoonlijk plan met 3 projecten, 20 gebruikers en 1 GB opslag. Goed voor kleine teams die van de Basecamp-werkwijze houden.

Todoist Free

Geen projectmanagement in de strikte zin, maar een uitstekende takenlijst-app. Gratis voor individuele gebruik met beperkt teamgebruik.

Wrike Free

Wrike biedt een gratis plan voor 5 gebruikers met onbeperkte taken en projecten. Minder bekend maar solide voor kleine teams.

nTask

Goede gratis optie voor meeting-management gecombineerd met taakbeheer. Beperkt maar bruikbaar.

Welke tool past bij welk profiel?

Gratis projectmanagement tools: veelgestelde vragen uit de praktijk

In mijn advieswerk krijg ik steeds dezelfde vragen over gratis tools. Hier zijn de meest voorkomende met eerlijke antwoorden.

“Is een gratis tool betrouwbaar voor zakelijk gebruik?”

Ja, mits je de limieten begrijpt. ClickUp, Asana en Jira zijn alle drie commercieel product van beursgenoteerde of grote private bedrijven. Het gratis plan is een instapstrategie — de tools zijn echt bruikbaar, niet nep-gratis.

De betrouwbaarheidsvraag die telt is: “Blijft dit gratis plan bestaan?” Het antwoord: alle genoemde tools hebben hun gratis plan meerdere jaren gehandhaafd. Monday.com heeft de gratis limieten strenger gemaakt, maar het plan zelf bestaat al jaren. ClickUp Free Forever bestaat al since 2017.

“Kunnen we klantgegevens opslaan in gratis tools?”

Technisch: ja. Juridisch: check altijd de verwerkersovereenkomst (DPA). Alle grote tools bieden GDPR-compliance, maar een DPA is doorgaans alleen beschikbaar voor betaalde plannen. Als je gevoelige klantdata verwerkt, gebruik dan een betaald plan voor de DPA-garanties.

“Wat als we te veel worden voor het gratis plan?”

Dan upgrade je. Dat is de bedoeling van het gratis plan. De goede nieuws: de meeste tools laten je de gekozen data meenemen naar het betaalde plan. Je verliest niets — je betaalt simpelweg voor meer.

“Kunnen we starten gratis en later upgraden?”

Ja. Alle tools bewaren je data bij upgrade. Je kiest een betaald plan, voert een betaalwijze in en de extra functies worden direct beschikbaar. Eerder aangemakte taken, projecten en bijlagen blijven bewaard.

Gratis plan vergelijking: automatiseringen in detail

Automatiseringen bepalen hoe krachtig een gratis tool is voor dagelijks gebruik.

ClickUp Free: 100 automatiseringen per maand

100 klinkt veel, maar bij een team van 5 mensen dat dagelijks werkt, is dat gemiddeld 20 per dag. Elke keer dat een taak van ‘in progress’ naar ‘done’ gaat en een Slack-notificatie triggert, is dat één automatisering. Bij intensief gebruik bereik je de limiet in anderhalve week.

Welke automatiseringen eet je snel op:

• Status-updates die meldingen triggeren
• Terugkerende taken die automatisch aangemaakt worden
• Toewijzingen die veranderen op basis van statuswijzigingen
• E-mailnotificaties bij deadlines

Trello Free: 250 automatiseringen per maand (Butler)

Butler is Trello’s automatiseringsengine. 250 commando’s per maand zijn wat genereuzer dan ClickUp’s 100. Maar zodra je werkregels voor alle 10 borden instelt, raak je dit ook makkelijk.

Asana Personal: beperkte automatiseringen

Asana Personal heeft automatiseringen, maar ze zijn beperkter dan in Starter. De exacte limieten publiceert Asana niet, maar in de praktijk werkt het goed voor eenvoudige workflows.

Jira Free: beperkte maar functionele automatiseringen

Jira’s automatiseringen werken op projectniveau. Eenvoudige regels zoals “wanneer een issue wordt opgelost, sluit de sprint-taak” werken gratis.

Bestandsopslag bij gratis tools: praktisch overzicht

Opslag is de stille killer van gratis plannen. Hier is hoe snel je de limieten bereikt.

ClickUp Free: 100 MB totaal

Hoe snel is 100 MB vol?

• 1 MP-foto: ~3 MB → 33 foto’s passen erin
• 1 PDF-rapport (10 pagina’s): ~2-5 MB → 20-50 rapporten
• 1 PowerPoint-presentatie: ~10-30 MB → 3-10 presentaties
• 1 video (30 seconden): ~50-100 MB → 1-2 video’s

Conclusie: Als je alleen tekstbestanden en kleine afbeeldingen uploadt, red je het lang op 100 MB. Zodra je design-bestanden, video’s of uitgebreide presentaties deelt, is de upgrade naar Unlimited ($7/maand) snel gerechtvaardigd.

Asana Personal: beperkt maar minder helder gecommuniceerd

Asana communiceert de opslaglimiet op Personal niet glashelder. In de praktijk zijn er limieten per bestandsupload (100 MB per bestand). Totale opslagruimte is niet precies gepubliceerd maar in de praktijk genereus voor tekstgebaseerde teams.

Trello Free: 10 MB per bijlage

De 10 MB-limiet per bijlage is de beperkendste opslaglimiet in de vergelijking. Eén hoge-resolutie afbeelding kan al boven die grens uitkomen. Voor teams die design-bestanden delen is dit de snelste reden om te upgraden naar Standard ($5/maand, max. 250 MB per bijlage).

Jira Free: 2 GB totaal

De ruimste opslaglimiet van de gratis plannen. Voor een softwareteam van 10 developers met screenshots, logs en PDF-rapporten is 2 GB voldoende voor minimaal een jaar normaal gebruik.

Gratis trials vs. permanente gratis plannen: het verschil

Sommige tools die zichzelf als “gratis” presenteren zijn eigenlijk tijdgebonden trials. Weet wat je krijgt.

Permanent gratis (geen tijdslimiet):

• ClickUp Free Forever ✓
• Asana Personal ✓
• Trello Free ✓
• Jira Free ✓
• Notion Free ✓
• Microsoft Planner ✓ (mits Microsoft 365-account)
• Monday.com Free ✓ (maar slechts 2 gebruikers)

Tijdgebonden trials (niet permanent gratis):

• Asana Starter: 30 dagen trial
• Asana Advanced: 30 dagen trial
• Monday.com Standard+: 14 dagen trial
• ClickUp Business: 14 dagen trial

Als iemand je vertelt dat een tool “gratis” is maar je begint met een trial, check altijd of er een permanent gratis plan bestaat na de trial.

Conclusie

Er is geen reden om te betalen voor projectmanagement-software als je team klein is en je behoeften eenvoudig zijn. ClickUp Free, Asana Personal en Jira Free zijn eerlijke, permanente gratis oplossingen.

Maar zodra je tegen de limieten aanloopt — en die limieten zijn bij alle tools reëel — is upgraden de moeite waard. De betaalde instapplannen (ClickUp Unlimited $7, Asana Starter $10,99, Trello Standard $5) zijn voor de meeste MKB-teams de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

Probeer de tools die je interesseren altijd eerst:

ClickUp gratis proberen →

Asana gratis proberen →

Trello gratis proberen →

Wil je meer detail? Lees mijn artikelen over Asana prijzen 2026, ClickUp prijzen 2026, Trello prijzen 2026, Jira prijzen 2026 en Monday.com prijzen 2026. Of bekijk mijn uitgebreide vergelijking van Asana vs ClickUp vs Monday.com 2026.

Zoek je ook de beste betaalde opties voor specifieke sectoren? Lees mijn artikel over projectmanagement software voor bouwbedrijven 2026. En als je tijdregistratie wil combineren met projectmanagement, bekijk dan mijn overzicht van urenregistratie software 2026.

Veelgestelde vragen

Welke projectmanagement software is echt gratis? ClickUp Free Forever, Asana Personal, Trello Free, Jira Free, Notion Free en Microsoft Planner zijn allemaal permanent gratis — geen verborgen einddatum. Elke tool heeft wel beperkingen: gebruikerslimieten, opslaglimieten of functiebeperkingen. Monday.com heeft ook een gratis plan maar beperkt tot 2 gebruikers.

Wat is de beste gratis projectmanagement tool voor kleine teams? ClickUp Free Forever is de beste keuze voor kleine teams: onbeperkt gebruikers, onbeperkt taken, ingebouwde tijdregistratie en een Gantt-chart. Het enige nadeel is de 100 MB opslaglimiet. Voor teams die eenvoud boven alles stellen, is Trello Free een uitstekend alternatief.

Kan ik gratis Gantt-charts maken in projectmanagement software? Ja. ClickUp Free heeft 1 Gantt-chart gratis. Trello Free biedt Gantt via de Elegantt Power-Up (beperkt). Asana Personal heeft geen Gantt (pas vanaf Starter). Jira Free heeft een roadmap-functie maar geen volledige Gantt-chart.

Is Microsoft Planner echt gratis? Microsoft Planner is gratis inbegrepen in Microsoft 365-abonnementen. Als je al Microsoft 365 betaalt (voor Outlook, Teams, Word) is Planner gratis erbij. Planner (Basic) is ook gratis via het web, maar zonder Microsoft 365-integratie ben je beperkt in functies.

Wanneer moet ik overstappen van een gratis naar een betaald plan? Overweeg upgraden als je: meer dan de gebruikerslimiet bereikt, opslag vol loopt, automatiseringen te beperkt zijn, Gantt-charts breed wil gebruiken, of rapportages wil exporteren. Bij de meeste tools is het gratis plan voldoende tot 5-10 personen voor eenvoudige projecten.

Is Notion goed als gratis projectmanagement tool? Notion Free is krachtig voor documentatie en eenvoudig taakbeheer, maar mist agile-functies zoals Gantt-charts, tijdregistratie en automatiseringen. Het is beter als all-in-one workspace (wiki + taken + database) dan als dedicated projectmanagement tool.