Disclosure: dit artikel bevat affiliate links. Sluit je via zo’n link software af, dan ontvangen we een commissie. Dat kost jou niets extra.
Bij een verhuizing blijft er vaak iets liggen dat je pas weken later ziet: een factuur met het oude adres, een nieuwsbrieffooter die niemand heeft aangepast, een Google-pin op het oude pand. Deze checklist koppelt de planning van de verhuizing aan de software waarin je adres staat, zodat je niets vergeet.
Voor de algemene verhuisplanning, ook als iemand uit de directie tegelijk privé verhuist, kun je verhuisplanner.app gebruiken: een tijdlijn met taken en deadlines. Die tool is van dezelfde uitgever als deze site.
Week 6 tot 4: contracten, verhuizer en de adreslijst
Huurcontract nieuw pand. Zorg voor een getekend contract met een vaste opleverdatum. Loopt er een verbouwing, spreek dan af wat er gebeurt als de oplevering uitloopt.
Opzegging oud pand. De opzegtermijn staat in je huurcontract; bij bedrijfsruimte verschilt die sterk. Zeg op zoals het contract voorschrijft en bewaar de bevestiging.
Offertes verhuizer. Vraag er een paar op en laat per offerte vermelden: transportverzekering, behandeling van IT-apparatuur en eventuele toeslagen buiten kantooruren.
IT-plan. Heb je een server of NAS op kantoor, plan dan met je IT-leverancier hoe en wanneer die verhuist. Een verhuizing is een logisch moment om mail en bestanden naar de cloud te brengen, bijvoorbeeld in Microsoft 365 of Google Workspace. De afweging staat in Google Workspace vs Microsoft 365.
De adreslijst. Maak één spreadsheet met elke plek waar je bedrijfsadres staat, met per regel een verantwoordelijke en een datum. De tabel hieronder is een startpunt.
Waar staat je adres? De softwarechecklist
| Systeem | Waar het adres staat | Wanneer wijzigen |
|---|---|---|
| Boekhouding en facturatie | bedrijfsgegevens, factuur- en offertesjablonen, herinneringen | op de verhuisdatum |
| CRM | organisatie-instellingen, offerte- en mailsjablonen, handtekeningen per gebruiker | op de verhuisdatum |
| Nieuwsbrieftool | afzenderprofiel(en), footer in sjablonen, lopende automatiseringen | vóór de eerste verzending na de verhuizing |
| Website | footer, contactpagina, algemene voorwaarden, privacyverklaring, gestructureerde data | op de verhuisdatum |
| E-mailhandtekeningen | centraal sjabloon of per medewerker | op de verhuisdatum |
| Google Bedrijfsprofiel | locatie en openingstijden | rond de verhuisdatum, controleer of Google om verificatie vraagt |
| KvK | vestigingsadres, eventueel postadres | binnen een week na de verhuizing |
| Belastingdienst | alleen een apart postadres | zelf doorgeven |
| Bank, verzekeraars, leasemaatschappij | klantgegevens | in de verhuisweek |
| Telecom, energie, domeinregistratie | klant- en contactgegevens | in de verhuisweek |
| Drukwerk | visitekaartjes, briefpapier, enveloppen | bestellen in week 1 |
Boekhouding en facturatie
Dit komt eerst, want een factuur moet onder meer je naam en adres bevatten (de factuureisen van de Belastingdienst). Gebruik je een pakket als Moneybird of SnelStart, zoek dan in de bedrijfs- of administratiegegevens en in de sjablonen waar je adres staat. Eerder verstuurde facturen blijven ongewijzigd, en dat hoort ook zo.
Twee dingen die vaak misgaan:
- Een adres dat vast in het sjabloon staat. Heeft iemand ooit een eigen factuurlayout gemaakt, dan kan het adres als tekst in die layout staan in plaats van als veld. Stuur na de wijziging een testfactuur naar jezelf.
- Te vroeg wijzigen. Facturen die je vóór de verhuisdatum verstuurt, horen het oude adres te tonen.
CRM en offertes
In je CRM staat het adres meestal in de organisatie-instellingen en daarnaast in offerte-, contract- en mailsjablonen. Gebruik je een CRM als Pipedrive of HubSpot, loop dan elk sjabloon na waar het adres als vaste tekst in staat. Vergeet de handtekeningen per gebruiker niet.
Nieuwsbrieven en marketingmail
Een nieuwsbrief bevat vrijwel altijd een footer met je adres. Gebruik je een tool als Brevo of ActiveCampaign, dan kan het adres in het afzender- of accountprofiel staan, maar ook in losse sjablonen en in e-mails binnen automatiseringen. Zoek in je sjablonen op het oude adres en controleer elke lopende automatisering. Een testverzending naar jezelf laat meteen zien of de footer klopt.
Website en juridische teksten
Wie een dienst van de informatiemaatschappij verleent, moet onder meer het adres van vestiging gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk maken (artikel 3:15d BW). Werk dus niet alleen de footer en contactpagina bij, maar ook de algemene voorwaarden, de privacyverklaring en eventuele gestructureerde data (schema.org) voor lokale zoekresultaten.
Week 3 tot 2: klanten en leveranciers informeren
Stuur ongeveer drie weken voor de verhuisdatum een kort bericht aan klanten en vaste leveranciers, via je CRM of nieuwsbrieftool zodat je niemand overslaat. Zet erin: het nieuwe adres, de ingangsdatum, of telefoonnummers gelijk blijven, en hoe je op de verhuisdag bereikbaar bent. Een week vooraf volgt een korte herinnering.
Zet in deze weken ook alle wijzigingen uit de tabel klaar, zodat je ze op de verhuisdatum alleen nog hoeft door te voeren.
Week 1: laatste voorbereidingen
- Drukwerk bestellen, zodat het er op de verhuisdatum is.
- E-mailhandtekening: maak een nieuw sjabloon en spreek af dat iedereen het op de verhuisdatum activeert. Kan een beheerder in je mailomgeving handtekeningen centraal instellen? Dan voorkom je dat iemand het vergeet.
- Google Bedrijfsprofiel: plan de adreswijziging. Controleer of Google na de wijziging om verificatie van de nieuwe locatie vraagt.
- Bank en verzekeraars: zoek op hoe elke partij een adreswijziging wil ontvangen (online of via een formulier).
Verhuisweek: KvK, bank en verzekeraars
KvK binnen een week. De KvK schrijft dat je een wijziging binnen een week doorgeeft; is die termijn al voorbij, doe het dan zo snel mogelijk. Dat kan online via Mijn KVK of met formulier 14. Een adreswijziging is gratis. Volgens de actuele verwerkingstijden van de KvK duurt een online wijziging drie werkdagen en een wijziging per post zeven werkdagen. Een nieuw bezoekadres geeft de KvK door aan de Belastingdienst; een apart postadres moet je zelf bij de Belastingdienst wijzigen (bron: KVK, adres wijzigen, stand 2 oktober 2026).
Bank. Wijzig het adres in je zakelijke bankomgeving.
Verzekeringen. Geef het nieuwe adres door voor aansprakelijkheid, inventaris en eventuele gebouwverzekering. Een ander pand kan invloed hebben op dekking en premie, dus vraag dat na.
Leveranciers en abonnementen. Telecom, energie, domeinregistratie, schoonmaak, kantoorbenodigdheden: loop je adreslijst af en vink af wat gedaan is. Een verhuizing is ook een goed moment om abonnementen die niemand gebruikt op te zeggen; zie software-abonnementen opschonen.
Twee weken later: de controle
Doe twee weken na de verhuizing drie snelle checks:
- Stuur een testfactuur naar jezelf vanuit je boekhoudpakket. Klopt het adres in de kop en de footer?
- Verstuur een testnieuwsbrief naar jezelf. Staat het nieuwe adres in de footer, ook in automatische mails?
- Zoek je bedrijfsnaam op in Google. Staat de pin op het nieuwe pand?
Komt er nog post op het oude adres binnen, noteer dan van wie en pas het bij die afzender aan.
Drie fouten die je kunt voorkomen
De KvK-wijziging laten liggen. De termijn is een week, en het Handelsregister is waar klanten, banken en leveranciers je gegevens controleren.
Alleen de homepage bijwerken. Het adres staat ook in voorwaarden, privacyverklaring en sjablonen.
E-mailhandtekeningen te vroeg aanpassen. Een handtekening met het nieuwe adres naast een factuur met het oude zorgt voor verwarring. Wijzig alles op dezelfde dag.
Verder lezen
- Beste boekhoudsoftware voor zzp en mkb, als je bij de verhuizing ook je administratie wilt vernieuwen
- Beste CRM-software voor het mkb, voor klantcommunicatie en sjablonen met velden
- Beste projectmanagementsoftware, om de verhuistaken over het team te verdelen
- Moneybird review en Pipedrive review